Trabajar 100% digitales

 

Crecí mirando películas de los noventas, donde los romances y las comedias les sucedían muchas veces a periodistas y publicistas. Dentro de esas películas siempre existía un lugar en común, un lugar donde el café por la mañana no podía faltar, el chisme de garrafón se daba y donde personalizar un cubículo era toda una tradición, ¡acertaste¡ la oficina.  Al mismo tiempo que crecía y pasaba de la vida estudiantil al mundo laboral, también crecía el mundo de la tecnología y con él un nueva forma de trabajar, el café hoy lo tomo con mi gato, ni siquiera sé cómo funciona una tanda,  no conocí ese lugar de interacción, pero si conozco la forma en que funciona trabajar 100% digital aquí te presento una lista de cosas que debes saber de esta nueva forma de hacer las cosas.

Organización

La organización en un tema clave para gestionar el trabajo de todos los días dentro de una agencia digital. Se deben crear flujos de trabajo que sean claros y eficientes para cada una de las etapas de trabajo, desde lo que es la gestión de proyectos pasando por facturación y seguimiento del tema financiero.

Para la gestión de proyectos existen diferentes herramientas que te serán de gran ayuda, algunos ejemplos son Trello o Asana ambas son muy intuitivas en estas podrás asignar tareas, establecer plazos y dar seguimiento en el progreso de cada uno de los proyectos.

Ya  comente que establecer plazos es importante, para cumplir con esos plazos se tiene que dar  seguimiento al tiempo que se invierte en cada proyecto o tarea. Esto impacta directamente al tema de tener una facturación precisa, te ayudara a identificar oportunidades de eficiencia, para esto existen aplicaciones como Harvest o Toggl ambas súper recomendables

Uno de los temas del cual estoy agradecido de  haber vivido en esta época, es la gestión documental, capturar, archivar y organizar cientos de documentos ciertamente es más fácil y seguro si utilizamos herramientas en la nube, como loes Google Drive o Dropbox siendo esto más accesible para todo un equipo.

Una de las más grandes ventajas que se tienen en la actualidad es el de poder automatizar varias de las tareas que se tienen que realizar de manera repetitiva, ahorraras demasiado tiempo con herramientas como Zapier o IFTTT, las cuales te permiten conectar tus aplicaciones , sin necesidad de saber codificar o depender del área de sistemas para crear una integración.

Comunicación

La comunicación interna juega un papel crucial en la eficiencia y la cohesión de un equipo. Es esencial establecer canales de comunicación claros y efectivos para garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados y trabajen hacia un objetivo común. Aquí hay algunas recomendaciones:

·         Deberás usar herramientas de mensajería instantánea, como Slack, Microsoft Teams o el mismo WhatsApp, para facilitar la comunicación rápida y eficiente entre los miembros del equipo.

·         Organizar reuniones virtuales periódicas para mantener a todos los miembros del equipo informados sobre los proyectos, compartir ideas y resolver problemas.

·         Establecer una intranet interna donde los empleados puedan acceder a información importante, recursos y documentos compartidos.

·         Promover una cultura de transparencia donde los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y sugerencias.

 

Análisis y seguimiento del desempeño

Dar seguimiento y analizar los resultados es una actividad fundamental en el proceso de cada uno de  los proyectos, permitiéndote evaluar el éxito de las estrategias utilizadas para crear planes de eficiencia y mejora. A continuación te comparto algunas recomendaciones para un buen seguimiento:

·         Establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) específicos y medibles para evaluar el éxito de los proyectos y las metas establecidas.

·         Emplear herramientas como Google Analytics o herramientas específicas de marketing para recopilar datos y métricas relevantes sobre el rendimiento de las campañas y las estrategias de marketing.

·        Generar informes periódicos para analizar y presentar los resultados obtenidos a los clientes y al equipo interno. Estos informes deben ser claros, concisos y centrados en los datos clave.

·         Promover un entorno de aprendizaje continuo donde los miembros del equipo pueden analizar y aprender de los resultados obtenidos, identificando áreas de mejora y oportunidades para optimizar las administrativas.

Ventajas

 

El trabajar de una manera 100% digital tiene grandes beneficios, los cuales son la razón de que sea la manera en que cada vez más agencias (si no es que la mayoría) adopta como modelo de negocio. Aquí las ventajas que he detectado y aprovecho:

 

·         Flexibilidad y equilibrio: Trabajar de manera digital te ayuda a tener una mayor flexibilidad en términos de horarios y ubicación. Adaptar tus horas de trabajo a tus necesidades personales creara  un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal.

·         Colaboración global: La gestión administrativa en línea te ha abierto las puertas a una colaboración global. Puedes trabajar con clientes y colegas de todo el mundo, aprovecha las diferentes perspectivas y habilidades para obtener mejores resultados.

·         Mejora de la productividad: Al eliminar las distracciones de una oficina tradicional, te permite concentrarte en tus tareas y aumentar tu productividad. Además, la automatización de tareas te libera de las tareas repetitivas, permitiéndote centrarte en actividades de mayor valor.

·         Reducción de costos: Al no tener una oficina física, las agencias 100% digitales pueden reducir significativamente los costos operativos. Esto te permite ser más competitivos en términos de precios y reinvertir esos ahorros en recursos y herramientas que mejoran nuestra eficiencia.

 

El trabajar bajo la primicia de un mundo digital, te aleja de vivir una historia de amor como el de las películas que solía ver, si utilizas las herramientas y te apalancas de las ventajas que el día de hoy tienes disponibles, con seguridad todas tus campañas serán un éxito,  entregaras trabajos con los resultados esperados.